Privacy statement

Tussen House o Orange Au Pairs België en haar gastgezinnen, haar Au Pairs en haar agenten. House o Orange Au Pairs België is geregistreed op De Loock 22, 2970 Schilde onder KBO/BTW nummer BE0766927827.

Uw gegevens zijn in vertrouwde handen
Indien wij voor u aan de slag gaan om een au pair voor uw gezin te vinden, of een gastgezin voor u als au pair of agent, doen we dat op basis van gegevens. Wij vinden het belangrijk dat u weet wat wij met uw persoonsgegevens doen en wat uw rechten zijn zodat u erop kunt vertrouwen dat uw gegevens bij ons in goede handen zijn en veilig, discreet en zorgvuldig worden behandeld en daar waar nodig, opgeslagen.

Om welke gegevens gaat het?

  • NAW-gegevens
  • Uw telefoonnummer(s)
  • Uw Emailadres(sen)
  • Uw skype adres
  • Uw sociale security nummers
  • De geboortedata van U en Uw gezinsleden
  • Een kopie van uw paspoort of ID en indien van toepassing verblijfsvergunning en/of van uw partner
  • Uittreksel BRP (gastgezin)
  • Bewijsstukken inkomensgegevens van u en/of uw partner (gastgezin)
  • Foto’s van uw, uw gezin, uw kinderen, uw huis en omgeving en eventueel de Au Pair kamer (gastgezin)
  • Foto’s van u met vrienden, tijdens activiteiten, met familie etc. (Au Pair)
  • Referenties en interview rapport (Au Pair)
  • Relevante diploma’s (Au Pair)
  • Kopie van uw rijbewijs indien van toepassing (Au Pair)
  • Medische gegevens en verklaringen (Au Pair)
  • Uw CV daar waar van toepassing

Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?
Wij gebruiken uw gegevens om:

  • Een overeenkomst met u aan te gaan en deze uit te voeren
  • Namens u een zoekopdracht uit te zetten
  • Uw behoeften en voorkeuren in kaart te brengen
  • Een profiel van u te maken
  • Ons aan de wet te houden
  • Een visum aanvraag voor u in te dienen
  • Bij te houden hoe en wanneer wij contact met u hebben

Welke contactmomenten leggen wij vast?
De status als erkend referent brengt met zich mee dat House o Orange Au Pairs België te allen tijde aan bepaalde voorwaarden moet voldoen. Het betreft het verzamelen van relevante informatie en de bewaarplicht hiervan, het verstrekken van informatie aan u en uw Au Pair over het Au Pair programma in Nederland conform de wet- en regelgeving en de bijbehorende rechten en plichten, het doorgeven van relevante wijzigingen en het erop toe zien dat wet- en regelgeving moet worden overschreden.

Wij leggen ieder contactmoment vast dat we met u hebben inclusief:

  • Brieven en e-mails die wij naar u sturen en van u ontvangen;
  • Telefoongesprekken, Skype calls en chats die we met u hebben;
  • Ons contact via social media, zoals Facebook, Instagram, Snapchat , WhatsApp en andere kanalen;
  • Verslagen van onze persoonlijke gesprekken zoals intakes en evaluaties.

House o Orange Au Pairs België is verantwoordelijk
Wij zijn verantwoordelijk voor een goede verwerking van uw persoonsgegevens en van het bewaren van uw gegevens conform wet- en regelgeving.

Van wie krijgen wij uw gegevens en met wie delen wij die?

  • Wij ontvangen uw gegevens meestal van u, soms van uw accountant of boekhouder, van een agent en soms van uw Au Pair. Belgische autoriteiten hebben recht op inzage in de gegevens van u en uw Au Pair in het kader van de wet – en regelgeving van het Au Pair programma en de zorgplicht van House o Orange Au Pairs België. U en uw Au Pair geven hiervoor toestemming aan ons. U kunt uw gegevens uploaden in een daarvoor ontwikkelde veilige omgeving.
  • In het kader van een Zoekopdracht en Matching via onze full servicedienst, delen wij de volgende gegevens met onze agenten in het buitenland en betreffende potentiële Au Pair kandidaten:
    1. Uw door u goedgekeurde profiel (op basis van het intakegesprek met House o Orange Au Pairs België, met daarin; uw namen, leeftijden, woonplaats, werksituatie, hobby’s en interesses en foto’s).
    2. Op het moment dat u contact wenst met een Au Pair of als Au Pair contact wenst met een gastgezin, verstrekken wij uw contact gegevens, zoals uw (skype) adres, email adres of telefoonnummer.
  • Met onze agenten in ‘derde landen’ hebben wij contracten afgesloten waarin het zorgvuldig omgaan met de ontvangen informatie is vastgelegd. Agenten gebruiken uw informatie in het kader van zoeken naar kandidaten, screenen, matchen en in een later stadium in het kader van de visumprocedure. Wij vragen u en potentiële Au Pair kandidaten middels een toestemmingsformulier zorgvuldig om te gaan met de ontvangen informatie en deze uitsluitend in het kader van ‘de match’ te gebruiken. U heeft het recht deze toestemming in te trekken.
  • Zodra de (visum) procedure in gang gezet wordt, delen wij de volgende gegevens/documenten van u met uw gastgezin/Au Pair:
    • Werkschema
    • Au pair – Host family overeenkomst
    • Au pair bewustzijn verklaring
    • Plaatsing bevestiging
  • Onze servers van onze website en ons backoffice systeem staan in Nederland.
  • De Microsoft Office 365 servers draaien op locaties in Nederland.
  • De servers van HANOVER staan in het Verenigd Koninkrijk.

Wij verkopen uw gegevens niet en los van hetgeen hier beschreven, delen we uw gegevens niet.

In veel gevallen zal het nodig zijn uw gegevens zoals uw profiel en foto’s door te geven naar ontvangers buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wij doen dat zeer zorgvuldig en maken daarvoor gebruik van een beveiligde omgeving. Uw financiële gegevens worden nimmer gedeeld buiten de EER. Buiten de EER gelden dezelfde privacyregels.

Hoe zorgen wij dat uw gegevens veilig zijn bij ons?
Onze website en backoffice systeem zijn goed beveiligd en wij nemen steeds maatregelen om misbruik van uw gegevens te voorkomen. Ook onze medewerkers hebben duidelijke instructies gekregen hoe zij om moeten gaan met uw gegevens.

Wij zijn extra voorzichtig met gevoelige gegevens
Onder gevoelige gegevens verstaan wij bijvoorbeeld:

  • Burgerservicenummer (BSN)
  • Financiële en Bankgegevens
  • Paspoort en ID’s
  • NAW-gegevens, telefoonnummer en emailadres
  • Gegevens over minderjarigen
  • Foto’s en persoonlijke informatie

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren uw gegevens conform onze wettelijke verplichtingen. Er geldt een bewaarplicht van 7 jaar voor de Belasting en Douane Administratie. Daarna verwijderen wij uw gegevens.

Regels en wetten voor privacy
Wij houden ons aan de wetten en regels voor privacy. Onder andere:

  • De Algemene Verordening Gegevensbescherming
  • De Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming

Uw rechten
U kunt veel van uw gegevens bekijken of veranderen op onze website. Uw rechten zijn in de wet geregeld. U mag:

  • Uw gegevens bij ons inzien via ‘onze portal’
  • Uw gegevens veranderen als deze niet kloppen, via ‘onze portal’
  • Uw gegevens (deels) laten verwijderen, indien u geen klant meer bij ons bent
  • Het komt vaak voor dat wij uw gegevens niet kunnen verwijderen bijvoorbeeld omdat wij uw gegevens nog nodig hebben, of om ons aan een wet te houden. Wij zullen u hier altijd schriftelijk over informeren en uw gegevens verwijderen zodra dat wettelijk mogelijk is.

Directe Marketing
U heeft het recht om kosteloos bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens met het oog op marketing.

Laat ons weten als u gebruik wilt maken van uw rechten
Stuur een e-mail aan info@house-o-orange.be en stuur een kopie van uw paspoort of ID-kaart mee. Wilt u uw Burgerservicenummer (BSN) en pasfoto alstublieft onleesbaar maken? Wij reageren binnen 14 dagen na ontvangst van uw e-mail.

Heeft u een vraag, tip of klacht?
Stuur een e-mail naar info@house-o-orange.be of stuur een brief naar:

House o Orange Au Pairs Belgium
De Loock 22
2970 Schilde, Belgium

Wij reageren na ontvangst binnen 14 dagen op uw brief.

Komen wij er samen niet uit?
Leg uw klacht dan voor aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij kunnen deze privacy statement veranderen
Dat mag bijvoorbeeld als er iets verandert in de wetten of regels of als wij nieuwe producten of diensten ontwikkelen. Op onze website vindt u altijd de laatste versie. Deze versie is van 30 april, 2021.

House-o-Orange Au Pairs
de Loock 22
2970 Schilde
Belgium
KBO/BTW number: 0766927827
Telephone: (32) - 467 07 77 09
E-mail:info@house-o-orange.be